眾所周知,很多政府機構(gòu)、企業(yè)單位都知道要大量地宣傳自己的公司,才能獲得更多的業(yè)務(wù)量,提升曝光和媒體公信力,只有少部分的政府機關(guān)、企事業(yè)單位才會看準時機,大量的舉辦新聞發(fā)布會,新品發(fā)布會,參加各種展會等,這個時候如果能邀請到當?shù)貦?quán)威的記者媒體到現(xiàn)場采訪和后期適當?shù)男麄鲌蟮?或者通過媒體大量發(fā)布新聞報道和媒體擴散,定會起到事半功倍的作用。

但是,如果企事業(yè)單位沒有一定的人脈優(yōu)勢和相關(guān)經(jīng)驗,像這種商業(yè)發(fā)布會、活動現(xiàn)場是很難邀請到記者到場的,更別說后期的宣傳了,這時候就需要找專業(yè)的媒體公關(guān)公司進行相關(guān)的媒體邀請服務(wù),接下來媒體管家小編就給大家分享一下通過媒體公關(guān)公司邀請媒體記者的具體流程,以便提高大家的工作效率。

一、確定活動時間

提供準確的活動時間,這個時間一定要精確到時,比如2022年08月18日上午09:30,這樣媒體記者心里有個數(shù),會根據(jù)實際情況提前出發(fā)到達現(xiàn)場,不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象,有人為了讓記者不遲到,把時間報早了1個小時甚至2個小時,這完全沒必要,一般媒體記者都會提前30分鐘左右到活動現(xiàn)場,時間完全充足。。

二、確定活動地址

提供詳細的活動地址,地點要精確到某某酒店或者某某展位,比如上海市XXX區(qū)XXX路XXXX號,上海國際會展中心XXX樓XXX廳,這樣媒體記者可以直接到會場干活,而不是到某個地方后再打電話給對接人,有時候?qū)尤艘幻?或者電話調(diào)的靜音聯(lián)系不上,媒體記者只有苦等,這樣就有可能會遲到,首先這樣對媒體記者不尊重,其次還有可能會影響活動效果。

三、提供新聞通稿

由于是商業(yè)活動,記者不負責撰稿,如果邀請網(wǎng)絡(luò)媒體或者報紙媒體,需要甲方提前準備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體(如,新浪網(wǎng)、網(wǎng)易、騰訊等)通稿字數(shù)一般1000字左右,可以配1-3張圖片,平面媒體(如揚子晚報、文匯報、南方都市報)一般300-500字左右。如果邀請視頻媒體(如,騰訊視頻、優(yōu)酷視頻、愛奇藝視頻)或者電視臺(如江蘇電視臺、上海電視臺、廣東電視臺等),需要甲方提前準備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。

四、提供媒體邀請函

媒體邀請函可以是圖片形式,H5形式,甚至是文字形式,如果是自行邀請的話,媒體邀請函對記者是否來參加活動起著至關(guān)重要的作用,但今天我們講的是通過媒體公關(guān)公司邀請記者,如果以上三點都提供了,那么媒體邀請函可有可無,因為媒體公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的,完全有這個關(guān)系和能力幫你邀請到相關(guān)記者,但前提是你的活動必須正規(guī)合法。。

五、擬邀請媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進行宣傳報道,這個時候就要甲方根據(jù)實際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因為媒體每天的工作都是提前安排好的,如果臨時確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動。

六、確定合作媒體

以上信息提供給公關(guān)公司以后,一般當天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進行宣傳報道,這個時候就要甲方根據(jù)實際情況走合同打款確定媒體了,一般提前一周比較合適,因為媒體每天的工作都是提前安排好的,如果臨時確定,很有可能已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)參加你的活動。

七、活動流程對接

這個流程一定要提前讓媒體知道,最好記者到場之后給一份流程表給記者,因為媒體不會全程待在活動現(xiàn)場,如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意,采訪時間不要安排在活動最后,因為媒體采集到所需素材之后便會離開,以免找不到媒體采訪。大部分情況,我們媒體管家會要求媒體在活動期間保留在現(xiàn)場全城參與甲方的活動,以便更全面的了解活動內(nèi)容,發(fā)掘新聞主題,便于后期報道和發(fā)布,另外,對于現(xiàn)場的采訪還需要甲方提前提供采訪稿,以避免媒體提的問題受訪人答不上的尷尬處境。

八、媒體到場接待

一般如果不是極小規(guī)模的活動現(xiàn)場,媒體管家都會安排專業(yè)的媒體負責人帶到現(xiàn)場,負責統(tǒng)籌所有邀約到場媒體的聯(lián)絡(luò)、對接、簽到、現(xiàn)場組織、協(xié)調(diào)群訪/專訪,甲方最好是專門派一個負責接待的人相互存下電話號碼以便及時溝通。雙方碰面后,如有其他交代可以當場協(xié)商,活動現(xiàn)場應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水,媒體記者準備離開的時候最好能有一份伴手禮以增加好感,有利于后期的宣傳和合作。

九、活動宣傳報道

活動結(jié)束以后,媒體記者回去原則上是按照甲方事先準備好的新聞通稿在對應(yīng)的媒體上進行報道(電視臺播放,報紙雜志刊登,視頻上傳,網(wǎng)媒發(fā)稿),但也可能有部分媒體參加活動之后覺得內(nèi)容或者標題和實際活動不符合,會進行適當?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里,需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。

十、合作反饋匯報

活動宣傳報道之后,媒體公關(guān)會對本次邀請的媒體進行宣傳報道的信息進行整理匯總給甲方。電視臺播放會提前通知甲方播放時間,讓甲方注意收看,有部分電視臺有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供,視頻媒體提供鏈接,網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖,報紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供,并且會寄至少一份樣報/雜志給甲方,網(wǎng)紅主播提供回放鏈接,KOL提供宣傳鏈接。

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